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Dispositions générales

1. Généralités

1.1. Selon le choix du contrat de location ou de vente, tel que déterminé par les parties, les présentes conditions Flexible Mail Solutions (ci-après dénommées conditions FMS) s’appliquent :

1.2. A la location par Neopost Finance SPRL  des Produits au Client

1.3. A la vente par Neopost SA  des Produits au Client

1.4. A la fourniture des services tels que définis dans l’offre remise au Client et dans la confirmation de commande correspondante.

2. Applicabilité

2.1. Les conditions FMS s’appliquent à toutes les offres et confirmations de commande de Neopost Finance SPRL et Neopost SA (l’une ou l’autre ci-après dénommées « Neopost ») ainsi qu’à toutes les commandes passées par le Client que ce dernier accepte expressément.

2.2. Le Client renonce expressément à ses propres conditions (d’achat) éventuelles

2.3. Toute modification aux présentes conditions FMS ne peut être apportée que par un accord spécifique écrit et signé par les parties.

2.4. Sauf accord expresse écrit et signé par Neopost, les mesures et données figurant entre autres dans les dessins, illustrations, catalogues, sites internet, offres et confirmations de commande, le matériel publicitaire ainsi que dans les feuilles de normalisation, ne sont pas contraignantes. Neopost se réserve le droit de modifier les mesures ou d’apporter les modifications jugées nécessaires aux Produits.

2.5. Neopost se réserve le droit (i) de s’assurer de la solvabilité du /Client ; en cas de contrôle négatif, Neopost peut, à son entière discrétion, résilier l’accord de manière unilatérale (ii) d’exiger à tout moment des garanties de paiement susceptibles d’assurer la bonne exécution des engagements du Client (iii) d’annuler en tout ou en partie, des commandes non encore livrées et de suspendre l’exécution de l’accord tant que de telles garanties ne sont pas fournies.

 

3. Prix et paiement

3.1. Neopost fournit au Client les Produits et les services visés aux articles 15, 17, 20 et 22 aux prix indiqués dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante. Les remises de prix sont toujours susceptibles d’être modifiées. Les modifications de prix éventuelles ne peuvent donner lieu à un quelconque dédommagement ni à la résiliation de l’accord par le Client. Les prix et tarifs applicables aux services sont révisables à tous moments par Neopost avec un préavis minimum d’un mois. Toute réception de commande ou tout accord formalisé par un représentant commercial de Neopost n’est valable que sous réserve de sa confirmation écrite par la direction de Neopost. Le Client est supposé accepter le contenu de cette confirmation de commande.

3.2. Tous les prix s’entendent hors TVA et autres taxes. Les remises de prix ne sont contraignantes que si cela est stipulé par écrit et de manière expresse par Neopost. Le prix de location des Produits doit être acquitté périodiquement conformément à l’offre et dans la confirmation de commande correspondante. Le prix de la vente des Produits doit être acquitté conformément à l’offre et dans la confirmation de commande correspondante ou à défaut au comptant. Les frais d’installation et de montage éventuels ainsi que tous autres frais seront facturés en sus. Sauf indication contraire dans l’offre et la confirmation de commande correspondante, le prix de location des Produits sera facturé anticipativement sur une base semestrielle. Le prix pour la fourniture de service dans le cadre d’une vente est chaque fois facturé anticipativement et en l’absence d’accord sur la facturation du service dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante, le prix pour ce service sera facturé sur une base semestrielle.

3.3. Tout défaut de paiement d’une facture à son échéance entraînera sans mise en demeure préalable l’exigibilité d’un intérêt au taux de 12 % l’an et le paiement d’une pénalité équivalente à 15 % du montant de la facture, avec un minimum de 150 €. Cette pénalité reste due, même si le montant principal de la facture a été payé tardivement. En cas de non-paiement, Neopost se réserve le droit de suspendre, en tout ou en partie, ses obligations résultant de l’accord.

3.4. Par défaut, le Client souscrit au prélèvement automatique par Neopost de tous les montants redevables au titre de la location. Si le Client refuse le prélèvement automatique, le montant à terme sera majoré de 3 % et les conditions de paiement devront être précisées dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante (en l’absence d’indication spécifique sur les conditions de paiement, le paiement à réception de facture sera d’application).

3.5. Les tarifs sont révisables à chaque facturation selon la formule suivante :

P1 = P0 x [t + (1-t x S1/S0)] où :

P1 = montant à la date de facturation ;

P0 = montant à la date de proposition du contrat ;

S1 = dernier index Agoria, charges salariales, connu le jour de facturation ;

S0 = dernier index Agoria, charges salariales, connu à la date de proposition du contrat.

t = 0.6 dans le cadre d’une location et ; 0.2 dans le cadre d’un contrat de service lié à une vente

 

4. Livraison

4.1. Neopost exercera ses meilleurs efforts pour procéder à la livraison des Produits.

4.2. Neopost livre les Produits à l’adresse de livraison du Client conformément au schéma de transport de Neopost. La livraison sera effectuée les jours ouvrables, pendant les heures de bureau du Client.

4.3. Neopost tiendra compte, dans la mesure du possible, des délais de livraison indiqués mais ne pourra être tenue par ces délais. Les délais de livraison ne sont pas des délais préfix. En cas de dépassement du délai de livraison, Neopost et le Client discuteront des moyens de réduire le retard encouru. Les retards de livraison ne peuvent donner lieu à un quelconque dédommagement ni à une annulation complète ou partielle de l’accord ou de la commande. Le Client renonce expressément à toute indemnité éventuelle du fait de ce retard.

4.4. Neopost est autorisée à exécuter le contrat en plusieurs livraisons partielles.

Dans le cadre d’une location, les Produits restent la propriété de Neopost qui se réserve le droit d'apposer sur les Produits une plaquette ou une vignette indiquant leur propriété. Les Produits loués ne peuvent être saisis entre les mains du Client par quiconque autre que Neopost ou ses représentants.

Dans le cadre d’une vente, les Produits restent la propriété de Neopost tant que la facture de ces Produits n’est pas entièrement acquittée.

4.5. Sous réserve de l’accord des parties, les Produits sont réputés livrés lors de la livraison à l’adresse convenue. Les Produits sont transportés aux risques et périls du Client. Si le Client omet de prendre livraison des  Produits ou refuse d’en prendre livraison, les Produits seront stockées et transportées à ses risques et à ses frais.

4.6. Si le Client ne prend pas possession des Produits lors de la livraison, les Produits sont considérés comme acceptés si le Client ne confirme pas la réception dans les huit jours de l’envoi d’une lettre recommandée l’informant que le Produit est prêt à être livré. Dans ce cas, le risque est transféré au Client et le solde dû est immédiatement exigible. Il en va de même si le Client renonce à la commande sans l’accord expresse et écrit de Neopost. Dans les deux cas d’annulation décrits ci-dessus, le Client est immédiatement redevable vis-à-vis de Neopost, sans mise en demeure préalable, d’un montant correspondant à quarante pour cent de la valeur des Produits et des services dus, à titre de dédommagement forfaitaire.

4.7. Les parties reconnaissent que les Produits sont livrés en parfait état. Tout dégât identifié et non communiqué à la livraison sera à charge du Client. Dans le cadre d’une location, au terme du présent accord, le Client retournera les Produits reçus initialement à Neopost et le cas échéant, indemnisera Neopost des dégâts causés aux Produits par un usage anormal

 

5. Obligations du Client

5.1. Le Client autorise le personnel autorisé par Neopost à inspecter durant les heures de bureau les Produits et, le cas échéant, à relever les index des machines, aussi souvent que Neopost le jugera opportun.

5.2. Le Client veillera à ce que les Produits ou parties de ces Produits ne soient pas nettoyés, contrôlés ou réparés par d’autres personnes que celles autorisées par Neopost. Le Client n’accédera pas à l’intérieur des Produits. En cas de panne ou d’anomalie, le Client est tenu de mettre les Produits hors service et d’en aviser immédiatement Neopost par écrit.

5.3. Le Client fournira à Neopost en temps utile, pour la bonne exécution de la présente convention, toutes les données et informations nécessaires et indispensables et toute collaboration raisonnablement attendue. Le Client est responsable de l’utilisation et de l’usage au sein de son organisation des Produits, programmes et services fournis par Neopost. Si, en vue de l’exécution du présent accord, les données nécessaires ne sont pas communiquées à Neopost, ne le sont pas en temps utile ou conformément aux accords pris, ou si le Client ne remplit pas ses obligations de quelque autre manière que ce soit, Neopost a le droit de suspendre l’exécution du présent accord et le Client indemnisera Neopost des frais qui en découleraient selon les tarifs en vigueur.

5.4. Le Client garantira un accès permettant les interventions nécessaires des collaborateurs de Neopost sur les Produits. En outre, le Client mettra gratuitement à la disposition des collaborateurs les facilités que ceux-ci auront raisonnablement demandées, telles qu’un espace de travail équipé d’infrastructures de télécommunications. Le Client s’engage à défendre et tenir indemne Neopost contre toute réclamation de tiers, en ce y compris les collaborateurs de Neopost, en indemnisation de préjudices subis lors d’intervention dans les locaux du Client.

5.5. Le Client se connectera régulièrement au serveur de service en ligne Neopost et/ou au serveur postal afin de permettre les services convenus.

5.6. Le Client est tenu, au moins 3 mois avant le terme de la période de facturation, de communiquer à Neopost une référence d’achat – « PO » (pluriannuelle) aux fins de facturation.

5.7. Le Client est personnellement responsable du choix des Produits et des logiciels éventuels. Le Client est également responsable de l’utilisation correcte des Produits et des logiciels éventuels, de la réalisation de sauvegardes, de l’instauration des mesures de sécurité nécessaires et de la mise à jour de ses connaissances relatives aux Produits et logiciels éventuels.

5.8. Dans le cadre d’une location, si le Client n’est pas le propriétaire de l’immeuble dans lequel les Produits doivent être installés, il notifiera au bailleur de l’immeuble que les Produits sont la propriété de Neopost et ne peuvent être saisis par le bailleur. Le Client indemnisera Neopost de toutes les conséquences éventuelles pouvant résulter du défaut d’une telle notification. Le Client remettra une copie de cette notification à Neopost dans un délai de 8 jours à compter de la signature de la présente convention.

5.9. Si le Client envisage de déplacer les Produits vers un autre lieu que celui indiqué dans l’offre, il en informera aussitôt Neopost par écrit. Le cas échéant, le Client enverra une notification au propriétaire de l’immeuble. Si le déménagement des Produits est effectué en Belgique ou dans le Grand-Duché de Luxembourg, la présente convention reste applicable. Neopost conseillera et/ou assistera le Client, à la demande de ce dernier, lors du démontage, de l’emballage et de la réinstallation des Produits à déplacer. Neopost facturera ces services séparément au Client. Le Client veillera à disposer de la main-d'œuvre et du matériel nécessaires au démontage, à l’emballage, au déménagement et à la réinstallation des Produits.

Sans préjudice de ce qui précède, Neopost ne pourra en aucun cas être tenue responsable de quelque dommage que ce soit pouvant résulter de ces opérations.

5.10. Le Client s’engage à respecter les instructions de Neopost et/ou du fabricant concernant l’entretien, l’utilisation et l’installation des Produits.

 

6. Risques

6.1. Tous les risques de perte et de dommage des Produits sont transférés au Client lors de la livraison. Le Client contractera toutes les assurances utiles afin de couvrir ces risques et fournira les certificats d’assurance correspondants à Neopost sur simple demande.

6.2. À la suite d’une mise à jour et/ou d’une nouvelle version de l’environnement informatique du Client, Neopost ne peut garantir le bon fonctionnement entre les Produits et l’environnement informatique du Client. Le cas échéant, Neopost conseillera le Client en termes de nouveau matériel et/ou de nouveau logiciel.

Si les Produits loués sont détruits à la suite d’un cas de force majeure ou d’une cause non imputable à Neopost, le Client dédommagera Neopost pour la perte des Produits à hauteur de leur valeur de remplacement. La présente convention prendra automatiquement fin lors de la destruction des Produits.

7. Garantie/Ecolabel

7.1. A défaut de stipulations contraires dans l’offre et la confirmation de commande correspondante, les Produits vendus bénéficient d’une garantie usine d’une durée de 6 mois. Au titre de cette garantie, Neopost effectuera à son choix les opérations de réparations ou de remplacements des Produits défectueux, en tout ou en partie. La garantie ne couvre pas l’entretien des Produits. Toute opération d’entretien nécessaire durant la période de garantie sera à la charge du Client.

7.2. Pour limiter leur impact sur l’environnement les produits Neopost portant le label ECOLABEL peuvent contenir des composants ou sous ensembles remanufacturés ayant passé tous les tests de contrôle et de qualité permettant de garantir un fonctionnement identique au neuf.

 

 

8. Durée, fin de contrat et transfert

8.1. Le présent accord entre en vigueur le jour de la mise en service des Produits qui ne pourra intervenir plus de 7 jours après la date de livraison sauf accord particulier entre les deux parties. Les accords de location et la fourniture des services sont conclus pour une durée de 5 ans ou pour la durée indiquée dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante. Le présent accord est reconduit tacitement par périodes d’un an. Lors de chaque reconduction, Neopost se réserve le droit de réviser les Produits aux frais du Client.

8.2. Le Client et Neopost peuvent mettre un terme au présent accord par écrit moyennant un préavis minimum de trois mois calendaires avant son terme. Au titre des accords de location, le Client reste redevable du solde dû jusqu’à la date de non renouvellement.

8.3. Chacune des parties peut également mettre fin au présent accord sans intervention judiciaire, par notification écrite adressée par courrier recommandé :

- lorsque l’une des parties ne respecte pas l’une des obligations découlant du présent accord, dans un délai de 20 jours calendaires à compter de sa mise en demeure écrite restée sans effet ;

- en cas de faillite, concordat, cessation de paiement, mise en liquidation ou autre situation comparable de l’une des parties ;

- en cas de transfert du  présent accord par le Client y compris en cas de changement de contrôle du Client ou en cas de transfert ou de sous-location des Produits sans l’autorisation préalable et écrite de Neopost.

8.4. Le Client a la possibilité de mettre fin au présent accord avant terme pour autant qu’il verse des indemnités de rupture à Neopost. Ces indemnités équivaudront au moins au montant redevable jusqu’à la fin de la période en cours de l’accord. Neopost est autorisée à mettre fin au présent accord à tout moment, moyennant un préavis de trois mois calendaire, en apportant les raisons d’une telle décision. Neopost prendra une telle décision en concertation avec le Client.

8.5. En cas de pluralité d’accords entre les Parties, la fin de l’un n’entraînera pas la fin d’un autre.

8.6. Si le Client, lors de la résiliation de l’accord telle que visée dans les dispositions précédentes, a déjà bénéficié de prestations au titre de cet accord, ces prestations ainsi que les obligations de paiement correspondantes ne pourront faire l’objet d’une quelconque annulation, à moins que le Client ne prouve que Neopost est défaillant à l’égard de ces prestations. Les montants que Neopost a facturés avant la résiliation, concernant des prestations dûment effectuées en exécution de l’accord, restent entièrement dus et sont automatiquement exigibles à la date de résiliation.

8.7. Le Client retournera directement les Produits loués au terme de l’accord dans l’état où il les a reçus en tenant compte de l’usure normale. Les frais de reprise seront à charge du Client.

8.8. En cas de non-paiement à l’échéance par le Client d’une ou plusieurs sommes dues, Neopost est libre de suspendre le présent accord.

 

9. Responsabilité de Neopost et indemnisation

9.1. La responsabilité totale de Neopost en cas de non-respect du présent accord pour des motifs qui lui sont exclusivement imputables se limite à l’indemnisation des dommages directs et ne dépassera pas le montant annuel réglé en vertu de l’accord pour la livraison des Produits (hors TVA). Nonobstant toute autre stipulation du présent accord, en aucun cas, la responsabilité de Neopost au titre du présent  accord ne peut excéder la somme  globale de 100 000 € (cent mille euros). Les parties conviennent de définir les dommages directs limitativement comme suit :

            a.         les coûts raisonnables que le Client aura supportés afin que les prestations de Neopost soient mises en conformité avec les dispositions de l’accord ; ces dommages ne seront toutefois pas versée dès lors que l’accord est résilié à l’initiative du Preneur/Client.

            b.         les frais raisonnables encourus afin de déterminer l’origine et l’ampleur des dommages subis par le Client, pour autant que cette détermination concerne des dommages directs au sens des présentes conditions ;

            c.         les frais raisonnables encourus afin de prévenir ou de limiter les dommages, pour autant que le Client démontre que ces coûts ont effectivement permis de limiter des dommages directs au sens des présentes conditions.

9.2. La responsabilité de Neopost en cas de décès, de lésions corporelles ou de détériorations matérielles causées par un défaut des Produits est limitée au montant global de 1 250 000 € (un million deux cent cinquante mille euros).

9.3. La responsabilité de Neopost est exclue dans le cas de dommages indirects, de dommages consécutifs, de perte de profit, de gains escomptés, d’économies manquées, de diminution de la clientèle, de dommages liés à un ralentissement de l’activité, de frais de personnel, de dommages résultant de réclamations de la part de clients du Client, de corruption ou de perte de données, de dommages associés à l’utilisation d’éléments, de matériel ou de logiciels d’une tierce partie imposés par le Client à Neopost, de dommages associés à l’intervention de fournisseurs tiers, ou de toutes formes de dommages autres que ceux visés aux articles 8.1 et 8.2, à quelque titre que ce soit. Tous les délais cités par Neopost, y compris les temps de réponse, sont indicatifs et ne pourront donner lieu à un quelconque dédommagement. Neopost fera de son mieux afin de respecter ces délais.

9.4. Les limitations citées au présent article 8 sont levées si et pour autant que les dommages soient directement causés par la faute délibérée ou grave de la part de Neopost.

9.5. La responsabilité de Neopost en cas de non-respect du présent accord pour des manquements qui lui sont directement et exclusivement imputables ne peut être engagée que sur mise en demeure expresse, immédiate et écrite du Client à Neopost, dans laquelle un délai raisonnable sera fixé en vue de remédier aux manquements, et que si Neopost, ne respecte pas ses engagements au terme de ce délai pour des manquements qui lui sont directement et exclusivement imputables. Pour être valable, la mise en demeure doit contenir une description aussi complète et détaillée que possible des manquements, permettant à Neopost de réagir de manière adéquate.

9.6. Toute demande à l’encontre de Neopost sera prescrite à l’issue d’un délai de 24 mois à compter de l’apparition du dommage.

9.7. Les dispositions du présent article sont également applicables en faveur de tous tiers auxquels Neopost fait appel pour l’exécution du présent accord.

 

10. Transfert des accords de location

10.1. En cas de location, Neopost est libre de transférer le présent accord à des tiers, notamment des établissements de crédit. Le Client donne à cet effet son autorisation expresse et s’engage à fournir tout document requis dans le cadre de ce transfert.

10.2. L’accord actuel ne peut être transférée vers un autre Client sans l’accord préalable des trois parties ; à savoir le «Client Original », le « Nouveau Client » et Neopost.

 

11. Force majeure

11.1. Les Parties ne sont pas responsables de la non-exécution, de l’exécution tardive ou partielle du présent accord causées par des cas de force majeure. Sont considérés comme des cas de force majeure, entre autres, les épidémies, conditions atmosphériques défavorables, tremblements de terre, grèves et lock-outs, guerres déclarées ou non, guerres civiles, embargos, émeutes, rébellions, décisions gouvernementales, pénuries de sources d’approvisionnement  notamment en énergie, interférences, blocages, ralentissements de réseaux informatiques et plus généralement, toute cause excédant le contrôle raisonnable de l’une des parties.

 

12. Propriété intellectuelle

12.1. Tous les droits de propriété intellectuelle et industrielle en relation avec les Produits ou leurs composants, la documentation, les logiciels et bases de données, sont exclusivement détenus par Neopost, ses concédants de licence et ses fournisseurs. Le Client bénéficie de droits limités qui lui sont accordés dans le cadre du présent accord et/ou en vertu de la loi, strictement limités à l’usage nécessaire pour permettre l’utilisation des Produits au sein de sa propre organisation, en contrepartie du complet paiement des montants indiqués dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante. Ce droit d’utilisation accordé spécifiquement au Client est non exclusif et non transférable. Les conditions générales des fournisseurs de Neopost sont également applicables parallèlement aux présentes conditions.

12.2. Neopost défendra le Client contre les actions de tiers au motif que les Produits, documentations, logiciels et bases de données développés par Neopost et/ou ses société affiliées violent un droit de propriété intellectuelle ou industrielle protégé en Belgique, à condition que le Client informe immédiatement Neopost par écrit de l’existence et du contenu de l’action et des modalités de règlement de l’affaire, y compris transactionnelles, et permettre à Neopost ou une des société qui lui sont affiliées de se subroger dans les droits du Client. Le Client donnera à cet effet à Neopost les pouvoirs, les informations et l’assistance requis. Toutefois, Neopost n’aura aucune obligation dès lors que la violation invoquée concerne (i) du matériel mis à la disposition de Neopost par le Client, ainsi que (ii) des modifications que le Client aurait faites apporter aux Produits, documentations, logiciels ou bases de données (iii) l’utilisation des Produits, documentations, logiciels ou bases de données en relation avec d’autres Produits non fournis par Neopost. S’il est irrévocablement constaté que des Produits, documentations, logiciels ou bases de données développés par Neopost et/ou par une société qui lui est affiliées portent atteinte aux droits de propriété intellectuelle ou industrielle d’un tiers ou si Neopost estime qu’il est probable qu’une telle violation se produise, Neopost veillera si possible à ce que le Client puisse continuer à utiliser les Produits, documentations, logiciels ou bases de données mis à disposition, ou des Produits fonctionnellement comparables, notamment en modifiant les Produits contrefacteurs ou en obtenant un droit d’utilisation pour le compte du Client.

12.3. Si les conditions financières requises pour permettre au Client de continuer l’utilisation des Produits sont déraisonnables pour Neopost, Neopost pourra, à sa discrétion, reprendre les Produits et les remplacer si possible par des Produits comparables. Neopost a le droit de mettre fin à la convention dès lors que Neopost ne peut raisonnablement mettre à disposition un Produit de remplacement. Toute autre responsabilité ou obligation de Neopost en matière de droits de propriété intellectuelle ou industrielle est expressément exclue

12.4. Le Client garantit qu’aucun droit de tiers ne s’oppose à la location ou à la vente des Produit par Neopost. Le Client défendra et indemnisera Neopost contre toute action fondée sur l’affirmation selon laquelle la mise à disposition, l’utilisation, l’installation ou l’intégration du Produit concerné porte atteinte à un quelconque droit de tiers.

 

13. Informations confidentielles

13.1. Les parties s’engagent à ne pas divulguer d’information confidentielle obtenue dans le cadre du présent accord.

Sont considérés comme informations confidentielles : les secrets commerciaux, les données techniques et financières, les modèles, les systèmes, les dessins, les projets, les bases de données clients, les données relatives aux Produits et à leur conception, les données concernant les affaires des parties ou leurs employés.

L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui sont ou deviennent publiques, qui ont été licitement reçues de tiers, ou qui ont été développées ou découvertes d’une manière totalement indépendante de l’autre partie.

 

14. Droit applicable et litiges

14.1. Pour tout litige au titre du présent accord relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles. La loi belge est seule applicable.

 

15. Services : dispositions générales

15.1. Sauf indication contraire dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante, le Client est responsable des aménagements et espaces techniques, des Produits de télécommunications et de l’entretien y afférent, nécessaires au bon fonctionnement des Produits.

15.2. Le Client est redevable chaque année à Neopost, d’un montant figurant dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante et qui couvre le service pour les autres produits. Le service convenu est également précisé dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante.

15.3. Le Service de maintenance fourni par Neopost comprend :

-  la réparation, le remplacement ou la mise à disposition de tout ou partie des Produits en cas de défaut ;

- si Neopost le juge nécessaire, l’entretien préventif de toute l’installation ou d’une partie de celle-ci, en vue d’inspecter, de régler ou de remplacer tout composant douteux selon un programme de maintenance établi par Neopost ;

- la mise à disposition et l’installation de toutes les améliorations ou modifications techniques considérées comme utiles par Neopost pour le type de Produit concerné.

- sauf indication contraire dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante les services de maintenance fournis par Neopost au Client sont effectués les jours ouvrables et aux heures de bureau (de 8h30 à 17h du lundi au vendredi).

- les pièces de rechange sont soit neuves soit assimilables à des pièces neuves. Les pièces remplacées restent/deviendront la propriété de Neopost.

- le Client s’engage à respecter les normes prescrites par Neopost concernant l’installation et l’utilisation des Produits mis à disposition/vendu. Le Client est seul responsable de l’utilisation et du contrôle des Produits.

- les Produits doivent être conformes aux normes de Neopost. Ces normes sont communiquées au Client sur simple demande.

15.4. Les pièces et la main-d'œuvre nécessaires pour l’inspection ou la réparation de dysfonctionnements résultant de l’utilisation incorrecte, négligente ou non conforme des Produits ou du non-respect des instructions d’utilisation ou d’entretien, d’un encrassement excessif ou de la présence dans les Produits de toute matière solide, liquide ou gazeuse externe aux Produits, de l’utilisation de pièces ou consommables non fournis par Neopost, d’un usage non conforme à la destination des Produits ou de causes extérieures, telles que des interférences, des variations ou des interruptions  dans les réseaux de communication ou électrique, des actes de vandalisme, des dégâts des eaux, des incendies, des dommages causés par l’utilisation ou la connexion de Produits ou de matériel tiers non autorisés expressément par Neopost ne sont pas couvertes par les obligations de service de Neopost et seront de ce fait facturées séparément selon les tarifs en vigueur.

15.5. Sont également exclus des services visés dans le présent accord :

- les interventions dues à un environnement inadapté ou ne répondant pas aux spécifications préconisées par Neopost ou du fabricant ;

-  les interventions rendues nécessaires à la suite d’une négligence ou d’une erreur du Client ou de son personne incluant celles résultant d’un manque de formation de l’opérateur ;

- les interventions résultant de l’emploi de matériels, composants, consommables, pièces détachées etc. non autorisés par Neopost ;

- les travaux résultant de causes externes telles que (liste non exhaustive) des incendies, des dégâts des eaux, des problèmes dans les lignes de communication, dans les tensions du réseau électrique ou dans la mise à la terre ;

- des interventions rendues nécessaires à la suite d’intervention sur les Produits effectués par des personnes autres que les techniciens ou représentants de Neopost ;

- toutes les adaptations aux Produits nécessaires à la suite de modifications dans la réglementation en vigueur (par exemple de BPOST), telles que les modifications de cliché, l’adaptation des Produits, etc. ;

- toutes les adaptations aux Produits nécessaires à la suite d’un déplacement ou d’un changement d’adresse du Client ;

- la mise hors service et/ou la reprise des Produits.

Les services de maintenance ne couvrent en aucun cas la livraison, le remplacement ou l’installation de consommables, de têtes d’impression et de rubans encreurs, le nettoyage extérieur des Produits ni la livraison des Produits nécessaires à cet effet, les travaux de placement et de raccordement.

Toute intervention par Neopost dans l’un des cas listés ci-dessus sera facturée séparément au Client.

 

En cas de raccordement des Produits à un réseau de télécommunications, la responsabilité de Neopost s’arrête au point de raccordement des Produits. Le fonctionnement des Produits avec ce réseau reste sous réserve du fonctionnement du réseau, de sa conformité aux normes qui lui sont applicables et du respect des recommandations de connexion émises par Neopost.

15.6. Les cartouches d’encre installées dans les machines à affranchir ont été sélectionnées pour permettre l’affranchissement par les machines de Neopost conformément aux critères d’affranchissements postaux.

Ces cartouches:

a)           ne peuvent être rechargées ;

b)           ne peuvent être modifiées, ou adaptées notamment afin de les recharger ;

c)           doivent être achetées auprès de Neopost ou auprès d’un de ses revendeurs autorisés.

Toute utilisation d’une cartouche non conforme est faite aux risques et périls du Client. Le non-respect des conditions ci-dessus peut endommager le Produit et influencer ses performances et fonctionnalités. Le cas échéant, les frais de maintenance, d’inspection et de réparation ou de remplacement résultant de l’utilisation d’une cartouche non conforme d’un Produit seront facturés séparément. En cas de non-respect de ces conditions, le Client est entièrement responsable et tiendra indemne Neopost et/ou tout tiers de toute réclamation ou dommages pouvant en résulter.

15.7. En cas d’anomalie dans un ou plusieurs Produits, le Client en informera Neopost en donnant si possible une description détaillée de l’anomalie constatée. Le Client permettra à Neopost d’accéder sans délai aux Produits et mettra ces derniers à sa disposition.

15.8. Les opérations d’entretien et de maintenance sont effectuées aux jours et heures déterminés par Neopost. Le Client reconnait que Neopost est tenue à l’obligation d’exercer les efforts raisonnables afin de mettre en œuvre les moyens nécessaires à l’entretien et la maintenance des produits.

15.9. Une assistance téléphonique proposée afin de régler une anomalie ne peut être refusée par le Client.

15.10. Afin de régler une anomalie, une demande de connexion en ligne avec le serveur de service ne peut être refusée par le Client.

15.11. Sont considérés comme des anomalies au titre du présent accord les non-conformités des Produits aux spécifications écrites formellement convenues.

 

16. Machines à affranchir

Les dispositions ci-dessous sont applicables aux machines à affranchir. 

  1. 14.  
  2. 15.  
  3. 16.  

16.1. La demande d’autorisation et le formulaire de transfert de BPOSTpour les machines à affranchir font partie intégrante de l’accord.

16.2. En dérogation à l’article 4.1 des présentes conditions FMS, il est stipulé que l’activation des machines à affranchir sera effectuée aussi vite que possible, dès lors que BPOST aura approuvé le présent accord et accordé au Client une licence d’utilisation de machines à affranchir.

 

17. Services pour les machines à affranchir

17.1. En cas de reconduction de l’accord conformément à l’article 8.1, les services comprendront, à partir de la date de reconduction, l’utilisation des infrastructures informatiques de BPOST, des supports d’information et des installations qui y sont rattachés et qui sont proposés par Neopost et/ou par des tiers pour le chargement des crédits d’affranchissement, l’obligation d’efforts en vue de résoudre les anomalies dans un délai raisonnable et, si tel est prescrit par BPOST : une inspection obligatoire à échéances fixes. La rémunération convenue pour ces services sera équivalente à celle de l’année précédente éventuellement majorée de l’augmentation annuelle.

17.2. La majoration de prix pour les affranchissements supérieurs au volume indiqué dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante est effectuée a posteriori sur une base annuelle. S’il apparaît que le dépassement du nombre d’affranchissements mentionné dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante est structurel, un contrat de service adapté peut être conclu en accord avec le Client. Le contrat de service est reconduit tacitement par périodes d’un an ou prend fin automatiquement après dépassement du nombre d’affranchissements maximum convenu (par an) multiplié par le nombre d’années convenues, tel qu’il apparaît dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante.

 

18. BPOST

Conditions et obligations découlant de la réglementation de BPOST :

- Toutes les interventions sur les machines à affranchir seront effectuées exclusivement par une entreprise agréée par BPOST.

- BPOST se réserve le droit de modifier la réglementation en vigueur relative aux propriétés et à l’utilisation des machines à affranchir. Les frais occasionnés par une telle modification ne sont pas couverts par ce contrat.

- Si la machine est cédée, elle doit être mise hors service. Personne ne peut plus l’utiliser ni la réutiliser sans l’autorisation de BPOST.

- L’entreprise autorisée à fournir la machine à affranchir installée, doit également être chargée de toute extension ou modification de ladite machine.

- Si BPOST constate le non-respect des obligations d’entretien prévues dans le contrat du Client, elle peut, dans le cadre des obligations qu’il comporte, faire effectuer les travaux nécessaires par l’entreprise agréée.

- tout accès aux compteurs de la machine à affranchir ou la levée de scellés qui y sont apposés doit s’effectuer en présence d’un agent délégué de BPOST.

- Toutes les interventions de l’entreprise agréée dans le cadre du contrat du Client feront l’objet d’un document de travail remis au Client. Ce document doit pouvoir être présenté à tout moment à l’agent délégué de BPOST.

- BPOST peut à tout moment, à son entière discrétion, exiger le blocage de la machine à affranchir et éventuellement sa mise hors service. Les coûts de cette intervention, ainsi que ceux d’une éventuelle remise en service ne sont pas compris dans le présent accord.

- Le personnel désigné par l’entreprise agréée pour l’exécution du contrat du Client doit, dans le cadre de ses fonctions, être muni d’un laissez-passer officiel signé par la Direction de BPOST. Ce laissez-passer doit être présenté sur demande tant du Client que de l’agent délégué de BPOST.

- L’entreprise agréée ne peut être tenue responsable des sommes perdues ou à récupérer par le Client auprès de BPOST pour quelque motif que ce soit.

 

19. Autres Produits

Les dispositions ci-dessous s’appliquent  lorsque Neopost met à la disposition du Preneur/vend au Client des Produits tels que des machines de mise sous pli, des systèmes d’adressage, de mise sous enveloppe, des étiqueteuses et des ouvre-lettres, à l’exception de machines à affranchir ou de logiciels.

 

20. Services pour autres Produits

20.1. Le Client est également redevable à Neopost, en plus du prix convenu pour la location ou la vente des Produits, d’un montant annuel figurant dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante et qui couvre le service pour les autres Produits. Le service convenu est également précisé dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante.

20.2. .Le programme de maintenance préventive éventuellement convenu dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante comprend le nettoyage, l’inspection, la lubrification, le réglage correct et le contrôle du bon fonctionnement des Produits. Dans le cas où le Client a conclu un contrat de service All-in, le programme de maintenance préventive comprend alors les frais de déplacement, le coût des pièces et de la main d’œuvre. Dans le cas où le Client a conclu un contrat de service préventif, le programme de maintenance préventive comprend alors les frais de déplacement et la main d’œuvre, mais pas le coût des pièces de rechange.

20.3. La majoration de prix pour les cycles de machine (dans le cas de mises sous pli, d’adressages et d’ouvertures) au-delà du volume indiqué dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante est effectuée a posteriori sur une base annuelle. S’il apparaît que le dépassement du nombre de mises sous pli, d’adressages et d’ouvertures au-delà du volume mentionné dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante est structurel, un contrat FMS adapté peut être conclu en accord avec le Client.

20.4. Le contrat de service est reconduit tacitement par périodes d’un an ou prend fin automatiquement après dépassement du nombre de cycles maximum convenu (par an) multiplié par le nombre d’années convenues, tel qu’il apparaît dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante.

 

 

21. Formations, cours et ateliers

21.1 Si la prestation de services de Neopost prévoit l’organisation de formations, de cours ou d’ateliers, Neopost peut à tout moment en réclamer anticipativement le paiement. Les conséquences d’une annulation de participation à ces formations, cours ou ateliers seront traitées conformément aux règles en vigueur chez Neopost.

21.2 Si, à la discrétion de Neopost, le nombre d’inscriptions le justifie, Neopost se réserve le droit de combiner les formations, cours et ateliers avec une ou plusieurs autres formations, cours ou ateliers, ou d’organiser ceux-ci à une date ou à une heure ultérieure.

 

22. Service pour logiciels

22.1. L’offre et la confirmation de commande correspondante précisent les services dont bénéficie le Client sur les logiciels. Si aucun service n’est convenu dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante, le Client ne pourra recevoir les nouvelles versions ou les mises à jour que sur demande et contre paiement des tarifs alors en vigueur.

22.2. Neopost décide, à sa seule discrétion, de la date à laquelle une mise à jour ou une nouvelle version est mise à la disposition du Client. Neopost informera le Client de la disponibilité d’une nouvelle version.

22.3. Si le Client a opté pour un contrat d’assistance dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante, il peut contacter Neopost par e-mail et/ou par téléphone en vue de demander une assistance durant les heures de bureau de Neopost et ce en dehors des jours fériés légaux. L’assistance portera exclusivement sur la dernière version du logiciel.

22.4. Sauf indication contraire dans l’offre et dans la confirmation de commande correspondante, le prix des services de maintenance ne comprend en aucun cas :

a)    L’assistance pour des problèmes occasionnés par des logiciels non installés par Neopost ;

b)    Les configurations des logiciels Neopost ;

c)    L’assistance pour la rectification d’anomalies qui sont entièrement ou partiellement provoquées par des tentatives de rectification de la part d’autres personnes que les représentants de Neopost, ou occasionnées par une utilisation incorrecte du Produit par le Client ;

d)         Les temps de déplacement et les heures d’assistance, lorsque Neopost doit effectuer des opérations sur le site du Client. Ces heures sont facturées selon les tarifs de Neopost alors en vigueur ;

e)         Les heures d’assistance et les frais de communication téléphonique, si l’assistance fournie ne rentre pas dans le cadre de services contractuellement convenus (par exemple, la formation des opérateurs). Les heures d’assistance et les frais de communication téléphonique sont facturés selon les tarifs de Neopost alors en vigueur.

22.5. Le Logiciel et, le cas échéant la documentation correspondante, sont et demeurent la propriété exclusive de Neopost, ou de ses bailleurs de licences.

Le Client ne peut copier, reproduire, modifier tout ou partie des logiciels. En particulier, le Client ou toute ayant-droit du Client ne peut (i) traduire, désactiver, décompiler, démonter, désassembler, modifier, reproduire, louer,  prêter, vendre, distribuer, remettre sur le marché, accorder une licence, sous-traiter une licence. Il ne peut pas non plus en disposer, ni créer de produit dérivé de tout ou partie du logiciel, ni altérer les opérations ordinaires de tout ou partie du Logiciel ; (ii) publier des résultats ou des tests ou analyses de référence en lien avec le logiciel; (iii) héberger ou utiliser le logiciel d’une manière permettant à une tierce partie d’en utiliser les fonctions, y compris par l’intermédiaire d’un fournisseur de services ou par toute autre moyen ; (iv) utiliser le logiciel pour toute autre fonction que celle pour laquelle le logiciel a été fourni par Neopost. En tout état de cause, le droit d’utilisation du logiciel conféré par la présente convention s’applique à l’utilisation du logiciel sous forme de code objet, tout accès aux codes sources étant expressément exclu.

 

Pour plus d’informations :

Neopost Finance SPRL/Neopost SA

Ikaroslaan 37, 1930 ZAVENTEM

Téléphone : +32-2-709 53 30 – FAX : +32-2-709 53 33 ou www.neopost.be

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